W starożytnej Japonii, gdzie sztuka walki była równie ważna jak umiejętność zarządzania sobą w czasie, żył samuraj o imieniu Takeshi. Był mistrzem miecza, jak również dobrze radził sobie z wyzwaniami życia codziennego. Takeshi był jak samotny wojownik na sztormowym morzu życia. Jego serce stanowiło statek, a codzienne obowiązki to nieustanny sztorm. Jednak, zamiast uciekać przed falami, Takeshi stał się mistrzem zarządzania sobą w czasie, połączeniem kapitana, który kieruje kierunkiem, i marynarza, który obsługuje żagle i prowadzi precyzyjne manewry. Jego umysł był jak ostrze miecza, zawsze gotowe do szybkiego działania i podejmowania sprawnie decyzji. Pilnował kierunku, wiedząc, że jego cele są jak latarnie morskie, prowadzące go przez mroczne wody codzienności. Jednak to nie tylko umiejętność kierowania, ale także precyzyjne manewry, były kluczem do sukcesu Takeshiego. Znał wartość czasu i umiał dostosować swoje działania do zmieniających się warunków. Takeshi nie bał się sztormów, szedł przez nie z godnością i pewnością siebie jak na prawdziwego samuraja przystało. Nigdy nie tracił z oczu swego celu, nawet gdy wokół panował chaos. Takeshi pokazał, że prawdziwy samuraj to nie tylko mistrz miecza, ale także mistrz swojego czasu i losu. Dzięki umiejętnościom zarządzania sobą w czasie, Takeshi był niezwyciężonym wojownikiem na polu bitwy życia. Jego historia to nie tylko opowieścią o męstwie i umiejętnościach walki, to przede wszystkim historia o umiejętności zarządzania sobą w czasie, o balansowaniu między kierunkiem a elastycznością, między planem a improwizacją. Zarządzanie sobą w czasie to jak prowadzenie najbardziej ekscytującej przygody, gdzie Ty jesteś zarówno głównym bohaterem, jak i autorem swojego losu. To wyzwanie, które czeka na Ciebie każdego dnia, ale również szansa, by stać się mistrzem swojego czasu i życia.

Japonia słynie z wielu technik ułatwiających życie, spełniających marzenie o długowieczności czy też pomagających dojść do ikigai, czyli znaleźć powód do życia. Kraj kwitnącej wiśni to również miejsce, gdzie tradycja, szacunek oraz posłuszeństwo mają ogromne znaczenie w życiu społeczeństwa.  Od tysięcy lat mieszkańcy wyspy rozwijają swoje umiejętności w polepszaniu jakości życia i chcą się tą wiedzą dzielić. Dlatego warto zwrócić uwagę na koncepcje 6 zasad zarządzania sobą w czasie. Reguły te pozwalają nie tylko pomóc sobie w życiu codzienny, ale sprawdzą się wyśmienicie również w życiu codziennym firmy. Jeśli chcesz być samurajem swojego życia bądź Twoim pragnieniem jest by Twoja firma działała jak najlepiej wyszkolona armia to te zasady są właśnie dla Ciebie. Jak się okazuje kilka prostych trików, może całkowicie odmienić nasze życie. Zaryzykujesz?

1. ­­­­­­Kanban – to metoda organizacji pracy. Pierwotnie była to metoda optymalizowania procesów produkcyjnych, która powstała w latach 50. w Japonii. Wykorzystywano tą metodę również do zarządzania projektami. Gdybyśmy chcieli przetłumaczyć słowo kanban z japońskiego możemy je rozbić na dwa słowa kan i ban co w wolnym tłumaczeniu oznaczają widoczny oraz kartka papieru. Natomiast całe określenie można przetłumaczyć jako tablica informacyjna bądź szyld. Ta metoda polega na używaniu tablicy (fizycznej lub cyfrowej) z kartami reprezentującymi zadania, które mamy do wykonania.

Zadania są przenoszone przez różne etapy procesu takie jak: do zrobienia, w trakcie, zrobione.

Zapewnia wizualną reprezentację procesu, ułatwiając zarządzanie priorytetami i przepływem pracy. Zadania można również podzielić na czas w jakim mają być zrobione, co ułatwi nadanie im priorytetu i uporządkuje zadania do wykonania.

2. Pomodoro Technique – ta metoda swoją nazwę zawdzięcza kształtowi kuchennego timera, którego używał jako student twórca tej metody Francesco Cirillo, urządzenie miało kształt pomidora.

Technika ta opiera się na cyklach intensywnej pracy (zwykle trwających 25 minut) poprzedzonych krótkimi przerwami (zwykle trwających 5 minut). Pomaga utrzymać skupienie oraz efektywność poprzez podział pracy na krótkie, zorganizowane interwały. Po kilku cyklach pracy i przerw można zrobić dłuższą przerwę np 15-30 minut. Technika Pomodoro pomaga również w unikaniu przeciążenie informacjami oraz w utrzymaniu wysokiego poziomu energii i motywacji. Ta metoda jest również pomocna w walce z prokrastynacją.

3. 5S Methodology – Metoda ta koncentruje się na organizacji i utrzymaniu porządku w miejscu pracy. Narzędzie to jest często stosowane w lean management.

Nazwa pochodzi od:

• Sort (Seiri) po polsku sortowanie,
• Set in Order (Seiton) po polsku tłumaczone jako systematyka,
• Shine (Seiso) tutaj oznacza sprzątanie,
• Standardize (Seiketsu) po polsku standaryzacja, oraz
• Sustain (Shitsuke) czyli, samodyscyplinę czy też utrzymanie porządku.

Metoda 5S pomaga w redukcji bałaganu, poprawia efektywność i bezpieczeństwo pracy oraz zwiększą motywację personelu. W organizacjach zadaniem managerów jest przełożyć nowym pracownikom te zasady oraz weryfikować ich wykorzystanie.

Sortowanie oznacza, że należy podzielić przedmioty na niezbędne do pracy oraz zbędne i usunąć bądź wyeliminować te, które nie służą nam.

Systematyka to nic innego jak dbanie o to, by rzeczy miały swoje stałe oraz dokładnie określone miejsce, a czynności swój czas i odpowiednią przestrzeń.

Sprzątanie, czyli system zapobiegania bałaganowi na stanowisku pracy, codzienne jego sprzątanie według określonego harmonogramu bądź układanie rzeczy na miejsce po zakończonej czynności.

Standaryzacja najlepiej obrazuje proces w pracy, czyli udział w stworzeniu takich samych dla całego działu zasad, które pozwolą utrzymać Selekcję, Systematykę i Sprzątanie.

Samodyscyplina to przede wszystkim regularne stosowanie poprzednich 4 kroków. W ten sposób staje się to automatyczne i naturalne, a procesy przychodzą w rodzaj rutyny i łatwiej zadbać o ich przestrzeganie.

4. Muda – życie jest zbyt krótkie na zbędne działania. Słowo muda dosłownie oznacza „bezużyteczny, daremny, zbędny”. W zarządzaniu, szczególnie w metodologiach takich jak lean management, ta technika odnosi się do marnotrawstwa lub nieefektywności procesów. Koncentruje się na identyfikowaniu i eliminowaniu różnych form marnotrawstwa w celu optymalizacji wydajności, jakości i produktywności. Do tych marnotrawstwa zalicza się nadprodukcję, czas oczekiwania, niepotrzebny transport, nadmiar zapasów, niepotrzebny ruch, defekty oraz niewykorzystanie talent i kreatywność. Minimalizując lub eliminując te marnotrawstwo, kierownictwo ma na celu stworzenia bardziej usprawnionych, opłacalnych i responsywnych systemów. W życiu codziennym marnujemy energię na czynności całkowicie zbędne takie jak chociażby przeglądanie social mediów kilkanaście razy w ciągu dnia.

5. Kaizen – Znaczenie tego słowa to kai– zmiana, zen – dobry, czyli ciągłe doskonalenie. Jest to japońska praktyka i sztuka zarządzania, która mówi nam, że małe kroki prowadzą do sukcesu. Filozofia ciągłego doskonalenia, której celem jest stopniowa poprawa procesu i wyników. Kaizen kładzie nacisk na zaangażowanie pracowników we wszystkich poziomach hierarchii w identyfikowanie i eliminowanie marnotrawstwa oraz wprowadzanie ulepszeń. Skupia się na drobnych zmianach, które prowadzą do większych korzyści w dłuższej perspektywie.

6. Kanso – mniej znaczy więcej, uporządkuj swoje otoczenie. Kanso to japońskie pojęcie z zakresu projektowania, sztuki, architektury i filozofii, który odnosi się do zasady prostoty, minimalizmu i eliminacji zbędnych elementów. W filozofii zen oznacza prostotę jako drogę do osiągnięcia spokoju umysłu i zrozumienia. Istnieje przekonanie, że eliminacja zbędnych elementów z życia prowadzi do wyzwolenia od przywiązań i niepokoju. Zachęca do redukcji hałasu, chaosu i zbędnych skomplikowanych, aby umożliwić klarowne spojrzenie na rzeczywistość. Praktykowanie kanso oznacza skupienie się na istotnych aspektach życia i rezygnację z nadmiernego konsumpcjonizmu, rozpraszających myśli i zbędnych zmartwień. Dążenie do prostoty i minimalizmu może prowadzić do głębszego zrozumienia siebie, relacje z innymi i otaczającego świata, co przyczynia się do osiągnięcia spokoju harmonii zarówno wewnętrznej jak i zewnętrznej.

Wprowadzając te techniki w swoim życiu prywatnym bądź w zespole w jakim pracujemy możemy w sposób bardzo prosty usprawnić prace, podnieść wyniki oraz wykorzystać pełen potencjał swój oraz grupy. Przypomina mi się historia o starożytnym mędrcu, który nauczył swego ucznia tajemnicy zarządzania czasem poprzez prostą anegdotę.

Mędrcu opowiedział swemu uczniowi o dwóch mnichach, którzy postanowili wyruszyć w długą podróż przez góry, by odwiedzić odległą świątynię. Pierwszy mnich, niecierpliwy i niezorganizowany, wyruszył bez przygotowania, z bagażem pełnym niepotrzebnych rzeczy. Mimo wielu przeszkód, które spotkały go w drodze, wciąż spieszył się, by jak najszybciej dotrzeć do celu. Drugi mnich natomiast poświęcił czas na odpowiednie zaplanowanie podróży, przygotowanie niezbędnych rzeczy i rozważenie trasy. Podczas drogi cieszył się każdym krokiem, doceniając piękno przyrody i spokój, który towarzyszył mu w podróży. Po wielu dniach oba podróży dotarli do świątyni. Pierwszy mnich był zmęczony, zestresowany i skoncentrowany jedynie na tym, by jak najszybciej dotrzeć do celu. Drugi mnich natomiast był spokojny, zrelaksowany i w pełni obecny. Odpoczął, medytując w pięknej okolicy, zanim w końcu wkroczył do świątyni.

Anegdota ta pokazuje, że umiejętne zarządzanie sobą w czasie pozwala nam nie tylko efektywnie osiągać cele, ale także cieszyć się podróżą i doceniać chwile spędzone po drodze. Daje nam spokój umysłu, elastyczność w radzeniu sobie z przeszkodami i możliwość skupienia się na rzeczach ważnych dla naszego życia. Możemy być jak samuraj Takeshi.